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操作指引

國家檔案資訊網操作指引

  國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱本局),肩負全民記憶庫的守護之責,為方便民眾接近及應用國家檔案,特建置「國家檔案資訊網」(Archives Access service,簡稱A+,網址https://aa.archives.gov.tw)。透過A+,可以穿越時空,見證國家發展的軌跡,瞭解歷史發展的脈絡,並體現民主自由的可貴,進而深入認識孕育我們的這片土地,尋根溯源,肯定自我。目前A+可提供查詢之檔案目錄已逾200萬筆。

壹、系統操作簡易親切
檔號是檔案的身分證字號,也是查檢檔案重要的資訊,國家檔案的檔號是由全宗號(檔案移轉機關代碼)、年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號所組成。通常查得所需檔案目錄,申請應用國家檔案時,是需要某一件或某一案檔案,檔號就要填清楚。

一、目錄查詢方式
A+提供「簡易搜尋」及「進階搜尋」兩種查詢目錄的方式,簡要說明如下:
(一)簡易搜尋:
如同一般入口網站,只要在空白欄中輸入關鍵字,再點選「搜尋」即可快速找到相關的檔案。如果您使用一個以上的關鍵字,則必須在二個關鍵字中間以一個空格隔開,如「教育 文化」,表示查詢的目錄內容須同時出現「教育」及「文化」二個關鍵字,以縮小您的查詢範圍(如圖1)。

圖1 簡易搜尋畫面
圖1 簡易搜尋畫面

(二)進階搜尋:
如果簡易搜尋查得結果太多需縮小範圍,或您已有明確、特定之需求,建議您使用進階搜尋,可以讓您進行更精確的查詢。您只要在「搜尋字詞」欄輸入關鍵字,勾選查詢欄位(可複選),就可以指定查詢關鍵詞出現之欄位;另亦可查詢特定機關、特定期間所產生之檔案,當然不同的查詢條件加以組合後,就可使得查詢結果更加精確。若需同時查詢一個以上關鍵詞,請於二個關鍵詞中間以一個空格隔開(如圖2)。

圖2 進階搜尋畫面
圖2 進階搜尋畫面

二、查詢結果顯示
簡易搜尋和進階搜尋方式產生之搜尋結果,均會顯示符合的案件及案卷層級之簡要條列內容,包含檔案名稱、檔號、全宗名、時間及內容簡介。
(一)案件目錄
若您查詢的結果為案件,點選「所屬案卷」,即可顯示該筆案件所屬的案卷層級目錄內容(如圖3),並進一步觀看案卷層級詳細內容(如圖4)。

圖3 點按「所屬案卷」可查詢案卷層級目錄
圖3 點按「所屬案卷」可查詢案卷層級目錄

圖4 案卷層級之詳細內容
圖4 案卷層級之詳細內容

(二)案卷目錄
若您查詢的結果為案卷,進而要查看該筆案卷之所有案件層級目錄,可點選「全部案件」,即可顯示該筆案卷之下所有案件層級簡要目錄內容(如圖5)。

圖5 點按「全部案件」可查詢案件層級目錄
圖5 點按「全部案件」可查詢案件層級目錄

貳、檢索分類更清楚
A+對於搜尋出的檔案目錄查詢結果,提供主題、全宗名、國家檔案分類及年代等4種分類瀏覽方式,可點選「+」號展開樹狀結構,讓您快速掌握眾多查詢結果之資料內容性質(如圖6),或直接點選分類項目瀏覽相關檔案目錄,如點選某一年度,即只瀏覽查詢結果之某一年度目錄。

圖6  檔案目錄查詢結果分類
圖6 檔案目錄查詢結果分類

參、申請應用多元便捷
於A+查得之檔案目錄,如您想進一步申請應用,可下載申請書填寫後,以郵寄(新北市新莊區中平路439號北棟1樓)、傳真(02-8995-6471)、掃描影像檔後以電子郵件傳送(service@archives.gov.tw)或親至本局辦理。

肆、加入會員好處多
如果您是A+會員(如圖7),您就可以使用「加入我的檔案夾」功能(如圖8),系統會將您查詢所需之結果,暫時記錄60天(如圖9),以方便您分次查詢篩檢後提出應用申請,只要您勾選提出申請的檔案目錄後,系統會自動將您的個人資料填入,迅速完成申請書製作(如圖10至圖11),並依前述方式提出申請。若您已擁有自然人憑證,即可直接提出線上申請,並於審核回復通知後,在線上瀏覽影像檔案,讓您不必出門透過網路就可使用檔案喔!歡迎多加利用。

圖7  會員註冊
圖7 會員註冊

圖8  加入我的檔案夾
圖8 加入我的檔案夾

圖9  我的檔案夾
圖9 我的檔案夾

圖10  列印申請書
圖10 列印申請書

圖11  提出書面申請
圖11 提出書面申請

伍、結語
為協助您應用國家檔案,本局於國家檔案閱覽中心,派有專人提供檔案應用指導服務,透過電腦實機操作、解說及專人導覽方式,引導您有效利用資源。若您有任何疑問,歡迎洽詢本局國家檔案閱覽中心(新北市新莊區中平路439號北棟1樓),傳真電話02-8995-6471。

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